Share on FacebookShare on LinkedIn

Czy można sobie wyobrazić wiodącą organizację bez efektywnej komunikacji? Czy można sobie wyobrazić lidera bez doskonałych umiejętności komunikacyjnych? Oczywiście, że nie. Te umiejętności są jeszcze ważniejsze dla prezesów, przedsiębiorców i pracowników firm, którzy reprezentują swoje organizacje w relacjach zewnętrznych.

Brak umiejętności komunikacyjnych może przyczynić się do utraty ciekawych możliwości biznesowych, opóźnienia projektów, czy po prostu nieporozumień. Szczególną ostrożność musimy zachować w kontaktach z dziennikarzami. Łatwo sobie wyobrazić, jak wiele szkody dla reputacji firmy może wyrządzić niefortunna wypowiedź – ba, nawet jedno zdanie!

Co więc zrobić, gdy w ciągu dnia pełnego wyzwań zadzwoni do nas dziennikarz z prośbą o wypowiedź? Zgodzić się? Co zrobić, aby efektywnie zakomunikować nasze kluczowe przesłania? Poniżej przedstawiam kilka praktycznych wskazówek.

Podstawowa zasada
Przede wszystkim upewnij się, że jesteś upoważniony do wypowiadania się w imieniu firmy. Następnie zapytaj dziennikarza o cel jego publikacji, kontekst Twojej wypowiedzi, liczbę rozmówców i miejsce wywiadu. Jeśli nie znasz dziennikarza, dobrym pomysłem jest przegląd jego artykułów przy pomocy wyszukiwarki Google i konsultacja z agencją PR (o ile korzystasz z jej usług). Ta krótka analiza pozwoli Tobie ocenić, czy interakcja z dziennikarzem może przynieść korzyści lub stanowić zagrożenie dla reputacji firmy – czasami milczenie jest złotem…

Twoje podejście
Kiedy już zdecydowałeś się na wywiad, warto go wykorzystać, jako szansę na zakomunikowanie Twoich kluczowych przesłań, a nie tylko jako sesję pytań i odpowiedzi. Istnieje kilka przydatnych technik, które pozwalają odpowiedzieć na pytania dziennikarza, aby następnie przejść do kluczowych przekazów.

Przygotowywanie
Twoja wypowiedź powinna zawierać maksymalnie trzy kluczowe przesłania wsparte danymi i przykładami. Upewnij się, że brzmią naturalnie, a nie jak wiersz… Warto przygotować odpowiednią anegdotę, która sprawi, że Twój przekaz będzie zapamiętany. Przećwicz swoje wystąpienie przed lustrem lub… przed kolegą. Jest to szczególnie ważne w sytuacji, gdy komunikujesz trudne zagadnienia lub w sytuacji kryzysowej.

Ubiór
Nasz ubiór powinien być zgodny z pożądanym wizerunkiem organizacji, którą reprezentujemy. Trudno sobie wyobrazić przedstawiciela działu kreacji agencji reklamowej ubranego w garnitur… W większości pozostałych przypadków należy trzymać się klasycznej elegancji bez ekstrawagancji, czyli ciemne, gładkie kostiumy i garnitury – ostentacyjną biżuterię zostawiamy w domu. Mężczyźni powinni zwrócić szczególną uwagę na prawidłowo zawiązany krawat, długie skarpetki i czyste buty…

Wystąpienie
Trzymaj się kluczowych przesłań, mów pełnymi zdaniami i nie odnoś się do swoich poprzednich wypowiedzi. Zachowaj spokój i nie trać panowanie nad sobą, nawet gdy dziennikarz staje się wrogi. Unikaj żargonu. Nie bój się powiedzieć „nie wiem” – to jest zawsze lepsze niż blef. Pamiętaj, że znaczącą częścią Twojej wypowiedzi jest komunikacja niewerbalna. Jeśli występujesz przed kamerą, unikaj gwałtownej gestykulacji, nie baw się długopisem czy mikrofonem. Skoncentruj się – podczas wywiadów radiowych i telewizyjnych nie ma możliwości autoryzacji naszych wypowiedzi…

Bardzo ważne
Pamiętaj, że nie ma nieoficjalnych wypowiedzi, a wywiad kończy dopiero wtedy, gdy odłożysz słuchawkę lub opuścisz studio telewizyjne. Powszechną praktyką dziennikarzy, zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych, jest „wyciąganie” dodatkowych informacji po zakończeniu oficjalnej części wypowiedzi. Najlepszą receptą jest… trzymanie się kluczowych przesłań w każdej sytuacji. Gdy dziennikarz nas zaskoczy przy wejściu do biura lub na parkingu, najlepszym rozwiązaniem jest grzeczna odmowa, zapisanie nazwiska i numeru telefonu dziennikarza i oddzwonienie do niego po gruntownym przygotowaniu.

Obraz1

Podsumowanie
Powyższe wskazówki są tylko przypomnieniem najważniejszych zasad i stanowią czubek góry lodowej w efektywnych kontaktach z dziennikarzami. Najłatwiej je wykorzystać po profesjonalnym szkoleniu medialnym, które przygotuje do komfortowego wystąpienia przed kamerą TV, w studiu radiowym, czy w rozmowie „twarzą w twarz”. W rzeczywistości, efektywna interakcja z dziennikarzem nie jest możliwa bez regularnego szkolenia medialnego – dopiero wtedy praktyka czyni mistrza!

Hubert Zawadzki

Share on FacebookShare on LinkedIn